Brug for et digitaliserings- og regnskabsbureau?

Har du brug for hjælp til digitalisering af din virksomhed og dens regnskaber, eller skal du have opdateret et eksisterende regnskabssystem? Da er det et digitaliserings- og regnskabsbureau, du skal have fat i.

Sådan møder du de nye lovkrav

Med den nye bogføringslov er det et krav, at du som virksomhedsejer har digital bogføring i din virksomhed. Det gælder, uanset om du har et lille firma, en webshop eller en forretning - eller du er indehaver af et stort firma med mange ansatte. Hvis din virksomhed er regnskabspligtig ifølge loven, er du også pligtig til at følge den nye lovgivning og dens krav om digital bogføring og arkivering af bilag og andre finansielle dokumenter.

Heldigvis tilbydes der i dag mange forskellige systemer, du kan benytte dig af - og landets regnskabsbureauer står klar til at hjælpe med alle dele af omstillingsprocessen, fra smarte og innovative systemer, til apps og unikke digitaliseringsløsninger, der kan hjælpe dig ikke bare med at opfylde lovens krav, men med smartere, hurtigere og nemmere bogføring og økonomistyring.

Med et digitalt regnskabssystem får du desuden fuldt overblik over økonomien i din virksomhed, til enhver tid og i realtid - og overblik bringer som bekendt bedre styring og dermed også mulighed for lavere udgifter og højere indtjening.

Spar tid og penge på et nyt system

Med et digitalt bogføringssystem fra et anerkendt bureau med speciale i regnskab og digitalisering, får du masser af smarte, praktiske og tidsbesparende funktioner samlet i ét og samme system. Du kan her se nogle af de ting, et digitalt bogføringssystem kan hjælpe dig med:

• Du kan lægge bilag ind, fakturere og arbejde, mens du er på farten, via systemets app
• Du kan udforme dine egne fakturaer, der passer til din virksomhed
• Du kan automatisk se momsopgørelse og afregning i systemet
• Du kan gemme scannede bilag med det samme
• Du har fuldt overblik over alle de finansielle poster, der er i firmaet
• Du kan følge udviklingen og forskellen mellem udgifter og indtjening hele tiden, overalt
• Du kan nemt afstemme med virksomhedens bankkonti

Slut med kedeligt dobbeltarbejde

Digitalisering af bogføring, kan måske synes som et unødvendigt og voldsomt krav at stille fra offentlig side. Men rent faktisk er digitalisering af de forskellige funktioner i din virksomheds økonomisystem en fordel for dig.

Med digitaliseringen kan du og dine medarbejdere endegyldigt vinke farvel til mange kedelige og tidskrævende arbejdsopgaver, som fx dobbeltarbejde med at flytte oplysninger fra bilag på papir over i økonomisystemet. Ved hjælp af scanning og digitalisering kommer bilag og andre finansielle dokumenter automatisk der hen i systemet, hvor de skal være.

Ældre økonomisystemer kan være et problem
Har du i din virksomhed et økonomisystem, der er af lidt ældre dato. Så er det ikke sikkert, at du kan bruge det. Det er ikke alle ældre systemer, der kan leve op til de krav mht digital bogføring og digital arkivering, der lægges op til i den nye bogføringslov.

Derfor skal du sikre dig, at dit system er klar til de nye krav og regler. I en række tilfælde vil du kunne få separate løsninger, som vil kunne kobles på dit nuværende system som et supplement. I andre tilfælde vil det være nødvendigt at investere i et helt nyt digitaliseret regnskabssystem, så du er sikker på, at du og dine medarbejdere bogfører og arkiverer korrekt i forhold til loven.

Hvis du stadig bruger bilag i papirform i din virksomhed, da skal du undersøge, hvordan de kan blive digitaliseret og lagt ind i et nyt system.

Hvad skal arkiveres digitalt?

Det korte svar er: Du skal arkivere alt digitalt - og du skal også huske at have styr på beskrivelsen af din virksomheds procedure omkring bogføring. Nedenfor kan du se en liste over alle de dokumenter og akter, der fremover skal gemmes digitalt og kunne fremvises på foranledning.

• Alle typer bilag
• Registreringer i virksomheden, herunder transaktionssporet i virksomheden
• Udførlig beskrivelse af de anvendte bogføringsprocedurer
• Øvrige oplysninger, der anses for nødvendige for kontrolsporet
• Dokumentation for oplysninger, givet i årsrapportens noter og ledelsesberetning
• Dokumentation for skøn og vurdering i forbindelse med udarbejdelse af årsrapport
• Regnskaber i alle former
• Revisionsprotokoller og lignende dokumenter

Varsling om store bøder

Der findes mange udgaver af digitale regnskabssystemer idag, og systemerne findes i mange forskellige prislejer, så det er nemt at finde et, der passer præcis til dig og din virksomhed. Du kan gå efter de mere simple systemer, der blot sørger for, at din bogføring og arkivering er på plads - eller du kan gå efter de top-tunede, som gør dig i stand til at digitalisere din virksomhed på alle planer.

Men se at få det gjort. Det kan blive en dyr fornøjelse ikke at have styr på de nye regler omkring bogføring og korrekt arkivering. I loven lægges der op til, at der ved lovbrud kan udskrives bøder på helt op til 1,5 millioner kroner.